KONSEP SERTA PROSEDUR PENGGUNAAN TEKNOLOGI RFID PADA PERPUSTAKAAN 

Oleh: Septiani Dwi Saputri

Mata Kuliah: Penerbitan Grafis dan Elektronik

Dosen Pengampu: Pitoyo Widhi Akmoko S. Si, M. Si

Penulis: Septiani Dwi Saputri

Publikasi: Aulia Nurdienawati (135030701111018)

 

1.    Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini telah berkembang dalam berbagai kegiatan di bidang keilmuan. Penerapan berbagai teknologi yang ada, tentunya akan memberi kemudahan pada suatu organisasi atau instansi untuk mengembangkan efisiensi pekerjaan dan kualitas layanan menjadi lebih baik. Salah satu instansi yang memanfaatkan perkembangan teknologi dalam layanannya adalah perpustakaan. Perpustakaan sebagai tempat berbagai sumber informasi, dalam hal ini dituntut untuk selalu memberikan yang terbaik bagi pemustakanya, baik dalam memaksimalkan bahan pustaka yang ada maupun layanan-layanan yang disediakan.

Menurut Williams dan Sawyer (2003) pengertian teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video. Teknologi informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan menyebarkan informasi. Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer tetapi gabungan dari teknologi komputer dan teknologi komunikasi.

Perpustakaan erat kaitannya dengan penyediaan informasi, sesuai dengan pengertian perpustakaan menurut IFLA (International Federation Library Association) perpustakaan adalah tempat kumpulan materi tercetak dan non tercetak atau sumber informasi yang disusun secara sistematis, untuk digunakan oleh pemustaka. Dilihat dari pengertian di atas, dimana perpustakaan diartikan sebagai tempat terkumpulnya sumber informasi, maka dibutuhkan teknologi informasi untuk mendukung informasi tersebut agar mudah ditemukan dan dimanfaatkan oleh pemustaka. Dengan menggunakan teknologi yang canggih, perpustakaan diharapkan dapat berdampak bagi pemustaka agar lebih berminat untuk memanfaatkan berbagai layanan di perpustakaan.

2.    Teknologi Informasi

Keberadaan teknologi informasi tentu mempunyai pengaruh baik dari segi positif maupun negatif dalam berbagai kegiatan pelayanan di perpustakaan. Adapun dampak positif dari perkembangan teknologi informasi dalam kegiatan-kegiatan di perpustakaan adalah (Supriyanto: 2008):

a.    Meringankan beban pekerjaan pustakawan di perpustakaan sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien.

b.    Pertukaran informasi dan kerjasama dengan perpustakaan lain menjadi lebih mudah dan cepat tanpa harus bertatap muka secara langsung.

c.    Dapat meningkatkan citra perpustakaan karena mampu mengikuti perkembangan teknologi yang sesuai dengan perkembangan zaman.

d.   Dapat mempromosikan produk perpustakaan melalui website dengan mudah.

e.    Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan terkait dengan pendendaan, pengadaan, wedding dan lain-lain.

3.    RFID (Radio Frequency Identification)

Sistem otomasi perpustakaan saat ini sudah dikombinasikan dengan menggunakan sistem identifikasi otomatis bahan pustaka, yang mana lebih mengefisienkan lagi pekerjaan di dalam perpustakaan. Sistem identifikasi otomatis yang selama ini banyak di pakai di perpustakaan adalah sistem barcode. Namun sistem barcode sudah mulai digantikan oleh penggunaan RFID.

Penggunaan barcode bila dibandingkan dengan penggunaan RFID sangat banyak perbedaannya, diantaranya sistem barcode hanya bisa dibaca, sedangkan RFID bisa dibaca dan dan ditulis ulang, untuk membaca dengan alat reader barcode harus disejajarkan sedangkan RFID tidak perlu disejajarkan, semua objek atau benda bisa dibaca secara bersamaan walau ditumpuk sekalipun, sedangkan barcode hanya membaca satu objek, RFID bisa digunakan untuk penjajaran.

4.    Pengertian RFID (Radio Frequency Identification)

RFID (Radio Frequency Identification) merupakan kombinasi dari frekuensi radio berbasis teknologi dan teknologi microchip. Informasi yang terkandung di dalam tag microchip dan ditempelkan pada bahan pustaka dapat dibaca menggunakan teknologi frekuensi radio. Sebuah alat pembaca (alias sensor, pemindai atau integrator) mencari antena pada tag dan mengambil informasi dari microchip dalam perangkat RFID. (Boss, Richard).

Pengertian RFID secara umum adalah sebuah teknologi terbaru untuk mengidentifikasi atau mendeteksi sebuah objek (benda/orang) dengan menggunakan gelombang radio, yang terdiri dari satu atau lebih alat pembaca/ transponder interogator dan RF transfer data yang dicapai dengan cara yang sesuai dimodulasi induktif atau memancarkan pembawa elektro-magnetik. Selain itu dapat digunakan sebagai pembawa data, dengan informasi yang ditulis dan diperbarui untuk tag pada saat digunakan.

Dengan menggunakaan RFID memungkinkan pengamanan dan penemuan kembali bahan pustaka di perpustakaan dengan mudah. Secara keseluruhan rak bahan pustaka dapat dibaca dengan alat pembaca sinyal pada portable scan reader. Kemudian pada hasil portable scan reader akan dilaporkan apakah ada bahan pustaka yang hilang atau dipinjam (keluar dari rak). Sebuah label RFID yang ditempelkan pada bahan pustaka akan mengidentifikasi bahan pustaka dan akan melindunginya. Ketika pemustaka melakukan pminjaman dan membawa bahan pustaka keluar dari perpustakaan maka label RFID akan terbaca oleh sistem. (Ahson, Syed: 2008).

5.    Komponen-komponen RFID

Komponen-komponen dari RFID yang pertama yaitu; tag RFID yang dapat berupa stiker, kertas atau plastik dengan beragam ukuran. Di dalam tag terdapat chip yang mampu menyimpan sejumlah informasi tertentu, yang kedua terminal reader RFID, terdiri atas RFID-reader dan antenna yang akan mempengaruhi jarak optimal identifikasi. Terminal RFID akan membaca atau mengubah informasi yang tersimpan dalam tag melalui frekuensi radio.

Ketika tag melakukan identifikasi, informasi yang tersimpan pada chip dalam tag dikode ulang oleh reader dan disimpan, dikirim ke server, atau dikomunikasikan kepada sistem perpustakaan terpadu bila sistem RFID dihubungkan dengan itu. Ketika tidak ada server, sebagian besar perangkat lunak disimpan di reader.  Terminal RFID terhubung langsung dengan system host computer, dimana mengatur alur informasi dari item-item yang terdeteksi dalam lingkup sistem RFID dan mengatur komunikasi antara tag dan reader (alat pembaca). Host bisa berupa stand-alone ataupun terhubung jaringan LAN/Internet untuk komunikasi dengan server.  Jenis konversi reader mencakup, stasiun kerja staf untuk meja sirkulasi dalam melakukan pekerjaan, pelindung diri stasiun pengisian dan pemakaian, reader untuk mengidentifikasi bahan pustaka yang dikembalikan dan pintu sensor untuk mengidentifikasi keamanan.

Sistem RFID di perpustakaan merupakan gabungan dari beberapa komponen. Beberapa komponen tersebut akan membuat mekanisme alur kerja di perpustakaan yang menjadikan perpustakaan yang bersangkutan berbeda dengan perpustakaan lainnya yang tidak menggunakan sistem RFID. Untuk mempersiapkan sistem tersebut maka berikut langkah-langkah:

·      Menginput deskripsi buku ke dalam tag RFID

·      Tempelkan tag RFID ke dalam buku

·      Masukkan buku ke dalam rak

·      Pindai buku dengan alat scanner genggam agar nantinya mempermudah shelving

·      Pemustaka mencari bahan pustaka di OPAC dan mencari ke jajaran rak

·      Kemudian peminjaman dilakukan secara mandiri (self service) dengan menggunakan alat self chek station

·      Buku yang dipinjam sudah melalui proses diatas tidak akan menjadi masalah ketika melewati pintu gerbang yang mana sudah dipasang alarm pengaman

·      Ketika pemustaka ingin mengembalikan buku maka bisa melalui alat book drop

6.    Penerapan RFID dalam Perpustakaan (Kelebihan dan Kelemahan)

Penerapan RFID dalam perpustakaan adalah penambahan teknologi terbaru yang digunakan dalam perpustakaan untuk kombinasi otomatisasi dan kegiatan keamanan dalam pemeliharaan dokumen baik di dalam perpustakaan atau ketika dokumen di luar perpustakaan (A. Narayanan, et.al.: 2007). RFID adalah teknologi terbaru untuk digunakan dalam sistem deteksi pencurian/ kehilangan bahan pustaka perpustakaan.

Sistem RFID mulai dipakai dalam perpustakaan pada akhir tahun 1990-an yang kegunaanya diantaranya tidak hanya mendeteksi hilangnya bahan pustaka, juga mempercepat kinerja staf dan pelaksanaannya, menyederhanakan dan mendukung kecepatan urusan dan pelaksanaan staf dan  dilaksanakan untuk tujuan pelacakan efisiensi dokumen di seluruh perpustakaan, mempermudah dan mempercepat pemakaian dokumen, keamanan bahan pustaka, inventarisasi, verifikasi dan penanganan di rak (Boss, 2009).

RFID memberikan keunggulan yang signifikan bila dibandingkan dengan penggunaan barcode dalam perpustakaan. Keunggulan utama adanya peningkatan kualitas pelayanan serta penghematan biaya operasional tenaga perpustakaan, karena teknologi RFID memungkinkan untuk penguna perpustakaan melakukan pelayanan mandiri (self-service) baik peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka dengan menggunakan kartu anggota yang sudah ditanami chip RFID yang biasa disebut smartcard.

Dalam menerapkan teknologi baru maka akan terdapat segi positif dan segi negatifnya, begitu pula dalam sebuah perpustakaan maka akan ada kelebihan dan kelemahan dari teknologi RFID tersebut, diantara kelebihannya adalah: (Narayan: 2005 dan Boss: 2007):

1.    Kecepatan pengisian/pemakaian; penggunaan RFID mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sirkulasi dan inventarisasi karena tag RFID dapat dibaca dari jarak jauh.

2.    Penghematan waktu; dikaitkan dengan fakta-fakta informasi yang dapat dibaca dari tag RFID jauh lebih cepat dan beberapa bahan pustaka dalam tumpukan dapat dibaca pada waktu yang sama.

3.    Mempermudah layanan mandiri: sensor dapat membaca tag RFID yang telah dipasang dalam beberapa bahan pustaka yang dipinjam atau yang dikembalikan di waktu yang bersamaan.

4.    Kehandalannya tinggi; sistem RFID menghubungkan sensor untuk pintu keluar dan sistem sirkulasi untuk mengidentifikasi barang-barang yang keluar dari perpustakaan serta meminimalisir pencurian dan penghematan biaya.

5.    Inventarisasi dengan kecepatan tinggi; kemampuan untuk memindai bahan pustaka di rak tanpa menunjuk mereka keluar atau menghapusnya.

6.    Penanganan material (bahan pustaka) secara otomatis, termasuk menyortir bahan pustaka menurut kategori untuk diletakkan ditempat yang tidak dipakai.

7.    Umur tag panjang; Tag RFID berlangsung lebih lama dari barcode karena tidak adanya kontak langsung kepada item.

8.    Kegiatan sirkularsi cepat.

Disamping adanya keuntungan maka tidak bisa terlepas juga dari kekurangan penggunaan RFID dalam perpustakaan, beberapa kekurangan adalah (Narayan: 2005 dan Boos: 2007):

1.    Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian komponen RFID tinggi.

2.    RFID rentan untuk berkompromi karena lapisan foil dari tag yang terlalu tebal kemungkinan bisa menghalangi sinyal radio dan memungkinkan pembatalan sinyal tersebut.

3.    Kemungkinan penghapusan/ pencabutan tag yang dipasang yang pada item (bahan pustaka)

4.    Masalah sensor keluar, pintu sensor harus membaca dua kali jarak alat pembaca lainnya, maksudnya walaupun dari jarak jauh, sensor harus bisa menjalankan fungsinya.

5.    Ancaman terhadap privasi; Adanya informasi pribadi pemustaka (user) yang terekam pada tag RFID (smart card).

7.    Kesimpulan dan Saran

RFID (Radio Frequency Identification) merupakan sebuah teknologi baru nirkabel (wireless) yang unggul dan telah diterapkan di dalam dunia perpustakaan untuk mengembangkan layanan dan kinerja perpustakaan dalam hal identifikasi dan pengamanan, yang mana merupakan kemajuan teknologi yang berkelanjutan dari sistem barcode. Meskipun kelebihannya adalah identifikasi yang unik dan fleksibilitas dari RFID merupakan kabar baik, teknologi ini masih belum dipahami secara luas atau belum banyak diterapkan di lingkungan perpustakaan. Hal ini terlihat dari beberapa kekurangan yang ditimbulkan dari penerapan RFID di perpustakaan. Biaya yang dikeluarkan cukup tinggi untuk menggunakan teknologi ini dikarenakan dalam penerapannya, standarisasi dan inovasinya RFID terus berubah.

Penerapan RFID di perpustakaan yang masih relatif baru dan karenanya ada banyak fitur teknologi yang tidak dipahami oleh masyarakat umum. Perkembangan teknologi RFID terus menghasilkan kapasitas memori yang lebih besar. Diharapkan untuk kedepannya banyak perpustakaan di Indonesia bisa mengaplikasikan RFID dengan maksimal, agar staf perpustakaaan semakin maksimal pula dalam melaksananakan pekerjaan, dan dalam memberikan pelayanan kepada pemustaka. Selain itu perpustakaan yang sudah menerapkan RFID akan mempunyai nilai lebih serta akan mewujudkan perpustakaan yang modern sesuai dengan perkembangan zaman dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

8.    Daftar Pustaka

A. Narayanan, et.al., Implementing RFID in Library: Methodologies, Advantages, and Disadvantages” tersedia di library.igcar.gov.in/readit-2005/conpro/lgw/s5

pdf atau di http://www.libsys.co.in/download/implementing_rfid_in_Libraries.pdf diakses pada tanggal 25 Maret 2016

Boss, Richard, 2007. RFID Technology for Libraries tersedia di http://staging.ala.org/ala/mgrps/divs/pla/plapublications/platechnotes/RFID-2007.pdf diakses pada tanggal 25 Maret 2016

Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin, 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta: Kanisius